個人情報保護方針|【公式】特定非営利活動法人区民施設協会・せや

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個人情報保護方針

区民施設協会・せやの保有する個人情報の保護に関する規程です。
(制定 平成 23年 4月)

第1章 総則

(目 的)
第1条 この規程は、個人情報の保護に関する法律(平成 15 年法律第 57 号。)及び横浜市個人情報の保護に関する条例(平成 17 年 2 月横浜市条例第 6 号。以下「個人情報保護条例」という。)の趣旨にのっとり、区民施設協会・せや(以下「協会」という。)において、協会が保有する個人情報の適正な取扱いに関し必要な事項を定めることにより、個人の権利利益を保護することを目的とする。

(定 義)
第2条 この規程において「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなる情報を含む。)をいう。
2 この規程において「保有個人情報」とは、協会の職員が職務上作成し、又は取得した個人情報であって、協会の職員が組織的に利用するものとして、協会が保有しているものをいう。
3 この規程において個人情報について「本人」とは、個人情報によって識別される特定の個人をいう。

(協会の責務)
第 3 条 協会は、この規程の目的を達成するため、個人情報の保護について必要な措置を講じるとともに、あらゆる施策を通じて個人情報の保護に努めなければならない。

2 協会の役員及び職員は(以下「役職員」という。)は、職務上知ることができた個人情報をみだりに他人に知らせ、又は自己及び第三者の利益に供する個人的に使用する等不当な目的に使用してはならない。その職を退いた後も、同様とする。

第2章 協会が保有する個人情報の保護

第1節 個人情報の適正な取扱いの確保
(個人情報取扱い事務の公表)
第4条 協会は、個人情報を取り扱う事務(一時的なものであって、短時間に廃棄され、又は消去される個人情報を取り扱う事務を除く。)を行うときは、次に掲げる事項について、本人の知りえる状態(本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。)に置かなければならない。
(1) 個人情報を取り扱う事務の名称
(2) 個人情報を取り扱う事務を所掌する組織の名称
(3) 個人情報を取り扱う事務の目的
(4) 個人情報の対象者の範囲
(5) 個人情報の記録項目
(6) 個人情報の収集方法
(7) 第10条 第1項ただし書き及び第2項ただし書きの規定により個人情報の利用又は提供を経常 的に行うときは、その利用の範囲又は提供先
2 協会は、本人から、当該本人が識別される保有個人情報の利用目的の通知を求められたときは、本人に対し、遅滞なく、これを通知しなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
(1) 前項の規定により当該本人が識別される保有個人情報の目的が明らかな場合
(2) 第7条第3項第1号及び第2号に該当する場合
3 協会は、前項の規定に基づき求められた保有個人情報の利用目的を通知しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。

(保有の制限等)
第 5 条 協会は、個人情報を保有するにあたっては、法令又は条例、規則その他の規程の所掌事務を遂行するために必要な場合に限り、かつ、その利用の目的をできる限り特定しなければならない。
2 協会は、前項の規定により特定された利用の目的(以下「利用目的」という。)の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を保有してはならない。

(収集の制限)
第6条 協会は、個人情報を収集するときは、協会に事務及び事業を処理するために必要な範囲内で、適正かつ公正な手段により収集しなければならない。
2 協会は、思想、信条及び宗教に関する個人情報並びに社会的差別の原因となるおそれがある個人情報を収集してはならない。ただし、法令等の定めがあるときは、この限りでない。

(利用目的等の通知等)
第 7 条 協会は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表しなければならない。
2 協会は、本人から直接書面(電子的方式、磁気的方式その他の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録(以下「電磁的記録」という。)を含む。)に記録された当該本人の個人情報を収集するときは、前項の規定にかかわらず、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない。ただし、人の生命、身体又は財産を保護するために緊急に必要がある場合は、この限りでない。
3 前2項の規定は、次に掲げる場合については適用しない。
(1) 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより、本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがあるとき。
(2) 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより、市、国、独立行政法人等、他の地方公共団体及び地方独立行政法人が行う事務又は事業の適正な遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(3) 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められるとき。

(適正な維持管理)
第8条 協会は、利用目的を達成するために必要な範囲内において、保有個人情報が過去又は現在の事実と合致するよう努めなければならない。
2 協会は、保有個人情報の漏えい、滅失、き損及び改ざんの防止その他の保有個人情報の適正な管理のために、必要な措置を講じるものとする。
3 協会は、保有する必要がなくなった保有個人情報を確実かつ速やかに廃棄し、又は消去しなければならない。ただし、歴史的資料として保存する必要があるものについては、この限りでない。

(複写、複製の禁止)
第9条 協会は、事務又は事業を処理するために、瀬谷区から提供された個人情報が記録された資料等を、あらかじめ瀬谷区から指示又は承諾があった場合を除き、複写し、又は複製してはならない。
ただし、事務又は事業を効率的に処理するため、協会の管理下において使用する場合はこの限りでない。

(利用及び提供の制限)
第10条 協会は、保有個人情報を利用目的以外の目的(以下「目的外」という。)のために、当該保有個人情報を協会の内部において利用し、又は協会以外のものに提供してはならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。
(1) 法令等の定めがあるとき。
(2) 本人の同意があるとき、又は本人に提供するとき。
(3) 出版、報道等により既に公にされているとき。
(4) 人の生命、身体又は財産の安全を守るため、緊急かつやむを得ないと認められるとき。
(5) 前各号に掲げるもののほか、協会が公益上特に必要があると認めるとき。
2 協会は、前項ただし書きの規定により保有個人情報を目的外のために利用し、又は提供するときは、当該保有個人情報に係る本人又は第三者の権利利益を不当に侵害することのないようにしなければならない。

(提供先への措置の要求等)
第11条 協会は、前条第1項ただし書きの規定により保有個人情報を目的外のために協会以外のものに提供しようとする場合において、必要があると認めるときは、当該提供を受ける者に対し、当該提供に係る個人情報について、使用目的及び使用方法の制限その他の必要な制限を付し、又は適正に取り扱うための必要な措置を講ずることを求めなければならない。

(事務の委託に伴う措置)
第12条 協会は、個人情報を取り扱う事務を協会以外のものに委託しようとするときは、当該個人情報を保護するための必要な措置を講じなければならない。

(秘密保持義務)
第13条 協会の役員及び職員は、職務上知り得た個人の秘密に属する事項を漏らしてはならない。
その職を退いた後も、同様とする。

(受託者の義務等)
第14条 協会から個人情報を取り扱う事務の委託を受けた者(以下「受託者」という。)は、前条の個人情報を保護するために講じられた必要な指示及び措置に従うとともに、自らも個人情報の漏えい、滅失、き損及び改ざんの防止その他の個人情報の適正な管理のために必要な措置を講じなければならない。
2 個人情報に係る受託事務に従事している者若しくは従事していた者又はこれら以外の者で個人情報を取り扱う事務に従事している者若しくは従事していた者は、当該事務に関して知り得た個人情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。
第2節 個人情報の本人開示及び訂正の請求等
(本人開示の申出)
第15条 何人も、この規程の定めるところにより、協会に対し、協会が保有する自己を本人とする保有個人情報の開示の申出をすることができる。
2 法令の定めるところにより代理権を有する者及び前項の規定による開示の申出(以下「本人開示申出」という。)に関する代理権を与えられた者は、本人に代わって本人開示申出をすることができる。

(本人開示申出の手続)
第16条 本人開示申出は、次に掲げる事項を記載した書面(以下「本人開示申出書」という。)を協会に提出してしなければならない。本人開示申出書の様式は、別に定める。
(1) 本人開示申出をする者の氏名及び住所又は居所
(2) 本人開示申出に係る保有個人情報が記録されている文書の名称その他の開示申出に係る保有個人を特定するに足りる事項
(3) 前2号に掲げるもののほか、協会が定める事項
2 前項の規定により本人開示申出書を提出する際、本人開示の申出をしようとする者は、協会に対し、自己が当該本人開示の申出に係る保有個人情報の本人又は代理人であることを証明するために必要な書類を提示し、又は提出しなければならない。
3 協会は、本人開示申出書に形式上の不備があると認めるときは、本人開示の申出をした者(以下「本人開示申出者」という。)に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。この場合において、協会は本人開示申出者に対し、補正の参考となる情報を提供するよう努めなければならない。

(開示しないことができる保有個人情報)
第17条 協会は、本人開示申出に係る保有個人情報に次の各号に掲げる情報(以下「非開示情報」という。)のいずれかが含まれている場合は、当該保有個人情報を開示しないことができる。
(1) 法令の定めるところにより、本人に開示することができないとき。
(2) 本人開示申出者(第15条第2項の規定により代理人が本人に代わって本人開示申出をする場合にあっては、当該本人をいう。次号及び第4号、次条第2項並びに第23条において同じ。)の生命、健康、生活又は財産を害するおそれがある情報。
(3) 本人開示申出者以外の個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により本人開示申出者以外の特定の個人を識別することができるもの(他の情報と照合することにより、本人開示申出者以外の特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)又は本人開示申出者以外の特定の個人を識別することはできないが、開示することにより、なお本人開示申出者以外の個人の権利利益を害するおそれがあるもの。ただし、次に掲げる情報を除く。
ア 法令等の規定により又は慣行として本人開示申出者が知ることができ、又は知ることが予定されている情報
イ 人の生命、健康、生活又は財産をほごするため、開示することが必要であると認められる情報
(4) 法人等に関する情報又は本人開示申出者以外の事業を営む個人の当該事業に関する情報であって、次に掲げるもの。ただし、人の生命、健康、生活又は財産を保護するため、開示することが必要であると認められる情報を除く。
ア 開示することにより、当該法人等又は個人の権利、競争上の地位その他正当な利益を害するおそれがあるもの
イ 協会の要請を受けて、開示しないとの条件で任意に提供されたものであって、法人等又は個人における通例として開示しないこととされているものその他の当該条件を付することが当該情報の性質、当時の状況等に照らして合理的であると認められるもの
(5) 開示することにより、人の生命、身体、財産等の保護その他の公共の安全の確保及び秩序維持に支障が生ずるおそれがある情報
(6) 協会及び地方公共団体等の内部又は相互間における審議、検討又は協議に関する情報であって、開示することにより率直な意見の交換若しくは意思決定の中立性が不当に損なわれるおそれ、不当に市民の間に混乱を生じさせるおそれ又は特定の者に不当に利益を与え、若しくは不利益を及ぼすおそれがあるもの
(7) 協会又は地方公共団体等が行う事務又は事業に関する情報であって、開示することにより、次に掲げるおそれその他当該事務又は事業の性質上、当該事務又は事業の適正な遂行に支障を及ぼすおそれがあるもの
ア 検査又は試験に係る事務に関し、正確な事実の把握を困難にするおそれ又は違法若しくは不当な行為を容易にし、若しくはその発見を困難にするおそれ
イ 契約、交渉又は争訟に係る事務に関し、協会又は地方公共団体等の財産上の利益又は当事者としての地位を不当に害するおそれ
ウ 調査研究に係る事務に関し、その公正かつ能率的な遂行を不当に阻害するおそれ
エ 人事管理に係る事務に関し、公正かつ円滑な人事の確保に支障を及ぼすおそれ

(保有個人情報の一部開示)
第18条 協会は、本人開示申出に係る保有個人情報の一部に非開示情報が含まれている場合において、当該非開示情報に該当する部分を容易に区分して除くことができるときは、本人開示申出者に対し、当該部分を除いた部分につき開示するものとする。ただし、当該部分を除いた部分に有意の個人情報が記録されていないと認めるときは、この限りでない。
2 本人開示申出に係る保有個人情報に前条第3号の情報(本人開示申出者以外の特定の個人を識別できるものに限る。)が含まれている場合において、当該情報のうち、氏名、生年月日その他の開示申出者以外の特定の個人を識別することができることとなる記述等の部分を除くことにより、開示しても、本人開示申出者以外の個人の権利利益が害されるおそれがないと認められるときは、当該部分を除いた部分は、同号の情報に含まれないものとみなして、前項の規定を適用する。

(保有個人情報の存否に関する情報)
第19条 本人開示申出に対し、当該本人開示申出に係る保有個人情報が存在しているか否かを答えるだけで、非開示情報を開示することになるときは、協会は、当該保有個人情報の存否を明らかにしないで、当該本人開示申出を拒否することができる。

(本人開示申出に対する決定等)
第20条 協会は、本人開示申出に係る保有個人情報の全部又は一部を開示するときは、その旨の決定をし、本人開示申出者に対し、その旨、開示する保有個人情報の利用目的並びに開示をする日時及び場所を書面により通知しなければならない。ただし、第7条第3項第1号又は第2号に該当する場合における当該利用目的については、この限りでない。
2 協会は、本人開示申出に係る保有個人情報の全部を開示しないとき(前条の規定により本人開示申出を拒否するとき、及び本人開示申出に係る保有個人情報を保有していないときを含む。)は、本人開示申出者に対し、その旨を書面により通知しなければならない。

(開示決定等の期限)
第21条 前条各項の決定(以下「開示決定等」という。)は、本人開示申出のあった日の翌日から起算して14日以内にするものとする。ただし、第16条第3項の規定により補正を求められた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
2 前項の規定にかかわらず、協会は、事務処理上の困難その他やむを得ない理由があるときは、同項に規定する期間を本人開示申出があった日の翌日から起算して60日以内に限り延長することができる。

(開示をしない決定に係る理由付記)
第22条 協会は、第20条第1項の規定により本人開示申出に係る保有個人情報の一部を開示しないとき、又は同条第2項の規定により本人開示申出に係る保有個人情報の全部を開示しないときは、本人開示申出者に対し、同条第1項ま又は第2項に規定する書面にその理由を示さなければならない。

(第三者に対する意見を述べる機会の付与)
第23条 本人開示申出に係る保有個人情報に協会及び地方公共団体等並びに本人開示申出者以外の者(以下この条において「第三者」という。)に関する情報が含まれているときは、協会は開示決定等をするに当たって、当該情報に係る第三者に対し、意見を述べる機会を与えることができる。

(開示の実施)
第24条 保有個人情報の開示は、文書、図画又は写真については、当該保有個人情報に係る部分の閲覧又は写しの交付により、フィルムについては、当該保有個人情報に係る部分の視聴、閲覧又は写しの交付(マイクロフィルムに限る。)により、電磁的記録については、当該保有個人情報に係る部分の視聴、閲覧、写しの交付その他の電磁的記録の種類、情報化の進展状況等を勘案して別に定める方法により行う。
2 前項の視聴又は閲覧の方法による保有個人情報の開示にあっては、協会は、当該保有個人情報が記録された文書の保存に支障を生じるおそれがあると認めるときその他合理的な理由があるときは、その写しによりこれを行うことができる。

(他の法令等による開示の実施との調整)
第25条 協会は、他の法令等の規定により、本人開示申出者に対し本人開示申出に係る保有個人情報が前条第1項に規定する方法と同一の方法で開示することとされている場合(開示の期間が定められている場合にあっては、当該期間内に限る。)には、同項の規定にかかわらず、当該保有個人情報については、当該同一の方法による開示を行わない。ただし、当該他の法令等の規定に一定の場合には開示しない旨の定めがあるときは、この限りでない。
2 他の法令等の規定に定める開示の方法が縦覧であるときは、当該縦覧を前条第1項の閲覧とみなして、前項の規定を適用する。

(訂正申出)
第26条 何人も、自己を本人とする保有個人情報(次に掲げる者に限る。第 33 条第 1 項において同じ。)の内容が事実でないと思料するときは、この規程の定めるところにより協会に対し、当該保有個人情報の訂正(追加又は削除を含む。以下同じ。)を申し出ることができる。ただし、当該保有個人情報の訂正に関して他の法令等の規定により特別の手続きが定められているときは、この限りでない。
(1) 開示決定に基づき開示を受けた個人情報
(2) 開示決定に係る保有個人情報であって、前条第 1 項の他の法令等の規定により開示を受けたもの
2 代理人は、本人に代わって前項の規定による訂正の申出(以下「訂正申出」という。)をすることができる。

(訂正申出の手続)
第27条 訂正申出は、次に掲げる事項を記載した書面(以下「訂正申出書」という。)及び訂正申出の内容が事実に合致することを証明する資料を協会に提出してしなければならない。
(1) 訂正申出をする者の氏名及び住所又は居所
(2) 訂正申出に係る保有個人情報の開示を受けた日その他当該保有個人情報を特定するに足りる事項
(3) 訂正申出の趣旨及び理由
(4) 前3号に掲げるもののほか、協会が定める事項
2 前項の規定により訂正申出書を提出する際、訂正申出をしようとする者は、協会に対し、自己が当該訂正申出に係る保有個人情報の本人又は代理人であることを証明するために必要な書類を提示し、又は提出しなければならない。
3 協会は、訂正申出書に形式上の不備があると認めるときは、訂正申出をした者(以下「訂正申出者」という。)に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。この場合において、協会は、訂正申出者に対し、補正の参考となる情報を提供するよう努めなければならない。

(保有個人情報の訂正義務)
第28条 協会は、訂正申出があった場合において、当該訂正申出に理由があると認めるときは、当該訂正申出に係る保有個人情報の利用目的の達成に必要な範囲内で、当該保有個人情報の訂正をしなければならない。

(訂正申出に対する決定等)
第29条 協会は、訂正申出に係る保有個人情報の全部又は一部について訂正するときは、その旨の決定をし、訂正申出者に対し、その旨を書面により通知しなければならない。
2 協会は、訂正申出に係る保有個人情報の全部又は一部について訂正をしないときは、その旨の決定をし、当該訂正申出者に対し、その旨を書面により通知しなければならない。
(訂正決定等の期限)
第30条 前条各項の決定(以下「訂正決定等」という。)は、訂正申出のあった日の翌日から起算して30日以内にしなければならない。ただし、第27条第3項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
2 前項の規定にかかわらず、協会は、事務処理上の困難やその他やむを得ない理由があるときは、同項に規定する期間を訂正申出のあった日の翌日から起算して60日以内に限り延長することができる。

(訂正をしない決定に係る理由付記)
第31条 協会は、第29条第1項の規定により訂正申出に係る保有個人情報の一部を訂正しないとき、又は同条第 2 項の規定により訂正申出に係る保有個人情報の全部を訂正しないときは、訂正申出者に対し、同条第1項又は同条第2項に規定する書面にその理由を示さなければならない。

(保有個人情報の提供先への通知)
第32条 協会は、訂正決定に基づく保有個人情報の全部又は一部の訂正を実施した場合において、必要があると認めるときは、当該保有個人情報の提供先に対し、遅滞なく、その旨を書面により通知するものとする。

(利用停止申出)
第33条 何人も、自己を本人とする保有個人情報が次の各号のいずれかに該当すると思料するときは、この規程の定めるところにより、協会に対し、当該各号に定める措置を申し出ることができる。
ただし、当該保有個人情報の利用の停止、消去又は提供の停止(以下「利用停止」という。)に関して他の法令等の規定により特別の手続きが定められているときは、この限りでない。
(1) 協会により適法に取得されたものでないとき、第5条第2項の規定に違反して保有されているとき、又は第10条第1項及び第2項の規定に違反して利用されているとき 当該保有個人情報の利用の停止又は消去
(2) 第10条第1項及び第2項の規定に違反して提供されているとき 当該保有個人情報の提供の停止
2 代理人は、本人に代わって前項の規定による利用停止の申出(以下「利用停止申出」という。)をすることができる。

(利用停止申出の手続き)
第34条 利用停止申出は、次に掲げる事項を記載した書面(以下「利用停止申出書」という。)を協会に提出してしなければならない。
(1) 利用停止申出をする者の氏名及び住所又は居所
(2) 利用停止申出に係る保有個人情報の開示を受けた日その他当該保有個人情報を特定するに足りる事項
(3) 利用停止申出の趣旨及び理由
2 前項の規定により利用停止申出書を提出する際、利用停止申出をしようとする者は、協会に対し、自己が当該利用停止申出に係る保有個人情報の本人又は代理人であることを証明するために必要な書類を提示し、又は提出しなければならない。
3 協会は、利用停止申出書に形式上の不備があると認めるときは、利用停止申出をした者(以下「利用停止申出者」という。)に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。この場合において、協会は、利用停止申出者に対し、補正の参考となる情報を提供するよう努めなければならない。

(保有個人情報の利用停止義務)
第35条 協会は、利用停止申出があった場合において、当該利用停止申出に理由があると認めるときは、協会における個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な限度で、当該利用停止申出に係る保有個人情報の利用停止をしなければならない。ただし、当該保有個人情報の利用停止をすることにより、当該保有個人情報の利用目的に係る事務の性質上、当該事務の適正な遂行に著しい支障を及ぼすおそれがあると認められるときは、この限りでない。

(利用停止申出に対する決定等)
第36条 協会は、利用停止申出に係る保有個人情報の全部又は一部について利用停止をするときは、その旨の決定をし、当該保有個人情報の利用停止を行った上で、利用停止申出者に対し、その旨を書面により通知しなければならない。
2 協会は、利用停止申出に係る保有個人情報の全部について利用停止をしないときは、その旨の決定をし、利用停止申出者に対し、その旨を書面により通知しなければならない。
(利用停止決定等の期限)
第37条 前条各項の決定は、利用停止申出があった日の翌日から起算して30日以内にしなければならない。ただし、第34条第3項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
2 前項の規定にかかわらず、協会は、事務処理上の困難その他やむを得ない理由があるときは、同項に規定する期間を利用停止申出があった日の翌日から起算して60日以内に限り延長することができる。

(利用停止をしない決定等に係る理由付記)
第38条 協会は、第36条第1項の規定により利用停止申出に係る保有個人情報の一部について利用停止をしないとき、又は同条第2項の規定により利用停止申出に係る保有個人情報の全部について利用停止をしないときは、利用停止申出者に対し、同条第1項又は第2項に規定する書面にその理由を示さなければならない。
第3節 異議の申出
(異議の申出等)
第39条 本人開示申出者、訂正申出者又は利用停止申出者は、本人開示申出、訂正申出又は利用停止申出(以下「本人開示申出等」という。)に対する決定について不服があるときは、協会に対して書面により異議の申出(以下「異議申出」という。)をすることができる。
2 異議申出は、本人開示申出等に対する決定があったことを知った日の翌日から起算して60日以内にしなければならない。
3 異議申出があった場合には、協会は、当該異議申出の対象となった本人開示申出等に対する決定について再度の検討を行った上で、当該異議申出に対する決定をし、異議申出者に対し、その旨をを書面により通知しなければならない。

第3章 雑則

(費用負担)
第40条 第24条第1項の規定により写しの交付を受ける者は、別に定めるところにより、当該写しの作成及び送付に要する費用を負担しなければならない。

(苦情の処理)
第41条 協会は、個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。
2 協会は、前項の目的を達成するために必要な体制の整備に努めなければならない。

(運用状況の報告)
第42条 協会は、毎年1回、この規程の運用状況について取りまとめ、これを横浜市の機関に報告するものとする。

(委任)
第43条 この規程に定めるもののほか、この規程の施行に関し必要な事項は協会理事長が定める。
附 則

1 この規程は、平成23年 4月 1日から施行する。

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